Vergunningen voor evenementen en festivals

Spelregels verdeling schaarse evenementenvergunningen

Spelregel 1: onderbouwing vergunningenplafond

Als gemeenten het aantal vergunningen willen maximeren door een expliciet of impliciet vergunningenplafond, moeten zij dat allereerst goed motiveren. De Europese Dienstenrichtlijn, die het ondernemers vergemakkelijkt hun diensten aan te bieden op de Europese markt, vereist namelijk van een vergunningenplafond dat het (a) gerechtvaardigd is wegens dwingende redenen van algemeen belang, (b) proportioneel is en (c) non-discriminatoir is. Dit geldt zowel voor een plafond op het niveau van de gehele gemeente, als een plafond voor een specifieke locatie binnen de gemeente. Zonder rechtmatig plafond mag vergunningverlening niet worden geweigerd als een aanvrager verder aan de benodigde vereisten voldoet.

Spelregel 2: transparante procedure

De tweede spelregel die de gemeente in acht moet nemen is een transparante, eerlijke procedure. Er moet sprake zijn van een transparante procedure waarbij potentiële gegadigden gelijke kansen krijgen om mee te dingen naar de evenementenvergunningen. Dit volgt mede uit het Europese transparantiebeginsel en nationale gelijkheidsbeginsel. Gemeenten moeten op een “naar buiten toe kenbare wijze” bekend maken dat schaarse evenementenvergunningen beschikbaar zijn en binnen welke periode aanvragen voor deze vergunningen kunnen worden ingediend.

Vaak beschikken gemeenten in dit kader over een evenementenbeleid en een evenementenkalender, waar een bepaald aantal evenementen op bepaalde locaties ingepast kan worden. Gegadigden kunnen hun beoogde evenement dan aanmelden door middel van een vooraankondiging. Soms is een plek op de evenementenkalender een vereiste.

Spelregel 3: passende verdeelmethode

Onderdeel van de transparante, eerlijke procedure is een passende verdeelmethode voor de beschikbare vergunningen die een gelijk speelveld voor organisatoren creëert. Verschillende verdeelmethodes zijn mogelijk, zoals een vergelijkende toets, loting of de volgorde van binnenkomst van aanvragen. In de praktijk worden de twee laatstgenoemde methodes altijd gecombineerd met inhoudelijke criteria. Strikt genomen is dit echter geen vereiste. Het is dus niet zo dat diepgaand inhoudelijk moet worden getoetst tussen aanvragen die aan de vereisten voor vergunningverlening voldoen. Wel moet de motivering deugdelijk zijn als inhoudelijk wordt getoetst. En als aanvragen worden getoetst aan inhoudelijke criteria, moeten ook die criteria voldoen aan de Dienstenrichtlijn.

Bij een transparante, eerlijke verdeelmethode past dat een evenementenvergunning niet voor onbepaalde tijd mag worden verleend. Wel mag de vergunning voor meerdere jaren worden verleend, mits dat op voorhand voor alle potentiële gegadigden bekend was. Zo kunnen organisatoren langjarig zekerheid krijgen. Dat helpt bij de forse investeringen die zij moeten doen.

Spelregel 4: geen overhaaste wijzigingen

Gemeenten die het bestaande lokale evenementenbeleid willen wijzigen, doen er goed aan steeds rekenschap te geven van de gerechtvaardigde belangen van organisatoren. Deze moeten reeds vroeg in het jaar investeren in de beoogde aankomende evenementen. Als de gemeente besluit het beleid te wijzigen of aan te scherpen, waardoor organisatoren mogelijk geen of minder (dagen) evenementen krijgen toegewezen, dient dit daarom zo vroeg mogelijk te gebeuren. Anders ligt het gevaar op de loer dat organisatoren overvallen worden, daar in de bedrijfsvoering redelijkerwijs geen rekening mee hadden gehouden en als gevolg flinke schade oplopen. Overhaaste wijzigingen kunnen daardoor ook procedures uitlokken.

Wat als de spelregels niet worden gevolgd?

Als de gemeente weigert een schaarse evenementenvergunning te verlenen, en daarbij voornoemde spelregels niet (allemaal) in acht heeft genomen, kunnen bestuursrechtelijke (spoed)maatregelen worden ondernomen. De organisator van het festival of ander evenement kan bezwaar indienen tegen het afwijzende besluit en – voor zover nodig – opvolgend beroep instellen bij de bestuursrechter. Ook andere belanghebbenden, wiens belangen rechtstreeks bij het besluit zijn betrokken, kunnen dit doen. In een bestuursrechtelijke procedure kan worden geprobeerd het besluit te laten vernietigen.

Organisatoren die in acute problemen komen door weigering van de vergunning kunnen bij de bestuursrechter ook een voorlopige voorziening vragen. Er moet daarvoor sprake zijn van spoedeisend belang. De bestuursrechter kan bijvoorbeeld bepalen dat het afwijzend besluit wordt geschorst en een voorlopige vergunning wordt verleend. Een dergelijke uitspraak is wel voorlopig: in de bezwaarprocedure of beroepsprocedure kan nog anders worden geoordeeld.

Rechtsbijstand

Bij evenementen zijn de belangen groot, de voorbereiding en realisatie complex, de termijnen kort, en de toepasselijke regels in beweging. De advocaten van Wieringa Advocaten hebben kennis van zaken en ons motto is: snel en doortastend handelen.