Elektronische oproeping voor algemene vergadering toegestaan, tenzij….

Inleiding

De Hoge Raad heeft op 10 november 2023 een arrest (ECLI:NL:HR:2023:1535) gewezen met betrekking tot de elektronische oproeping voor een algemene vergadering. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat een elektronische oproeping voor een algemene vergadering is toegestaan tenzij die wijze van oproepen in de statuten “voldoende duidelijk” wordt uitgesloten. In deze bijdrage nemen wij het arrest van de Hoge Raad onder de loep.

Feiten

Fresch Projectontwikkeling B.V. (“Fresch”) zit in een Vereniging van Eigenaars (“VvE”) en is rechthebbende van zes appartementsrechten. De VvE hanteert een reglement waarin artikel 33 lid 8 voorschrijft dat de oproeping voor de vergadering van de VvE wordt verzonden naar de werkelijke of andere gekozen woonplaats van de eigenaren met inbegrip van de agendapunten alsmede de plaats en tijdstip van de vergadering.

Op 5 juni 2020 is per e-mail een oproep gestuurd voor een vergadering van de VvE die op 25 juni 2020 zou plaatsvinden. Deze vergadering is vervolgens, per e-mail van 17 juni 2020, verplaatst naar 2 juli 2020. Op de VvE-vergadering van 2 juli 2020 is besloten om (i) een hek te plaatsen langs de parkeerplaatsen bij het pand en (ii) om het bestuur te machtigen om het hek te bestellen. Fresch is het niet eens met dit genomen besluit en legt daaraan ten grondslag dat zij niet op de juiste wijze voor de vergadering is opgeroepen zodat zij niet wist van de vergadering en van het betreffende besluit.

Fresch vecht vervolgens het besluit in eerste instantie aan bij de kantonrechter en vordert vernietiging daarvan, maar wordt niet-ontvankelijk verklaard vanwege het te laat indienen van haar verzoekschrift. In hoger beroep wordt het oordeel van de kantonrechter bekrachtigd. Daarnaast oordeelt het hof dat het reglement van de VvE niet uitsluit dat de oproeping voor een VvE-vergadering naast de verzending per post ook per e-mail kan plaatsvinden. Bovendien neemt het hof mee in haar oordeel dat de communicatie tussen Fresch en de VvE altijd per e-mail verliep en dat Fresch daar nimmer bezwaar tegen heeft gemaakt.

Oordeel Hoge Raad

Allereerst haalt de Hoge Raad artikel 2:41 lid 5 BW aan. Dit artikel geldt voor de vereniging en regelt de oproeping van haar leden voor een algemene vergadering. Deze bepaling luidt als volgt:

“Tenzij de statuten anders bepalen kan, indien een lid of afgevaardigde hiermee instemt, de bijeenroeping geschieden door een langs de elektronische weg toegezonden en leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat door hem voor dit doel is bekend gemaakt.”

De Hoge Raad oordeelt in lijn met de beslissing van het hof. Het reglement van de VvE sluit niet uit dat oproeping ook kan geschieden langs de elektronische weg. Daarbij moet in acht worden genomen dat Fresch altijd per e-mail heeft gecommuniceerd met de VvE en daar nimmer bezwaar tegen heeft gemaakt. De Hoge Raad oordeelt dat in principe oproeping langs de elektronische weg altijd mogelijk is tenzij de statuten dan wel een reglement deze wijze van oproeping “voldoende duidelijk” uitsluiten. De Hoge Raad voegt daaraan toe dat ondanks het ontbreken van rechtstreekse toepassing van artikel 2:41 lid 5 BW op de vereniging van eigenaars (artikel 5:124 lid 3 BW), niettemin moet worden aangenomen dat een VvE-vergadering langs de elektronische weg kan worden opgeroepen met inachtneming van de voorwaarden en het voorbehoud genoemd in artikel 2:41 lid 5 BW.

Voor wat de term “voldoende duidelijk” precies moet inhouden, sluit de Hoge Raad aan bij het wetsvoorstel betreffende de digitale vergadering. Als dit voorstel zal resulteren in een wet, kan een vereniging digitaal vergaderen tenzij de statuten anders bepalen. Deze tenzij-bepaling gaat, aldus de memorie van toelichting, alleen op als uit de betreffende statutaire bepaling blijkt dat “voldoende duidelijk” wordt afgeweken. Deze afwijking moet expliciet zijn en kan bijvoorbeeld vorm krijgen door statutair te bepalen dat uitsluitend langs de fysieke weg een algemene vergadering kan worden bijeengeroepen. De bepaling waarin enkel is opgenomen dat leden voor een algemene vergadering “schriftelijk” of “per brief” worden opgeroepen volstaat niet omdat dergelijke woorden niet “voldoende duidelijk” zijn.

De Hoge Raad verwerpt het beroep van Fresch en veroordeelt haar in de kosten van het geding in cassatie.

Afsluitend

Heeft u vragen over dit onderwerp? Neemt u dan gerust contact met ons op. Wieringa Advocaten heeft ruime ervaring met het adviseren op het gebied van personenvennootschappen. Wij zijn u graag van dienst.

Vragen?