Michelle Sangers, 15 september 2023

Taakverdeling binnen een one-tier board

De one-tier board

Sinds 1 januari 2013 kan een Nederlandse vennootschap kiezen voor de bestuursvorm van een one-tier board. Binnen deze, uit de Anglo-Amerikaanse praktijk overgewaaide, bedrijfsstructuur hebben bestuurders en hun toezichthouders zitting in hetzelfde vennootschapsorgaan: het bestuur. In Nederland is dit niet het standaardsysteem: toezichthouders worden van bestuurders gescheiden door een raad van commissarissen. Dit is de two-tier board structuur.

Uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders

Bij een one-tier board bestaat het bestuur uit uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders. De uitvoerende bestuurders houden zich bezig met het dagelijkse bestuur van de vennootschap. De niet-uitvoerende bestuurders houden toezicht op de taakuitoefening door de uitvoerende-bestuurders. Zowel de niet-uitvoerende als de uitvoerende bestuurders dragen daarnaast verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken.

Basis in de statuten

Het instellen van een one-tier board kan volgens artikel 2:129a Burgerlijk Wetboek (“BW“) (voor de NV) en artikel 2:239a BW (voor de BV) door dit op te nemen in de statuten van de vennootschap. In de statuten kunnen de taken tussen de uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders nader worden verdeeld. De taken die onverdeeld blijven zijn volgens artikel 2:9 Burgerlijk Wetboek automatisch de taak van het gehele bestuur. 

Beperkingen door de wet en regelgeving

De wet schrijft echter voor dat de toezichthoudende taak altijd moet worden uitgeoefend door een niet-uitvoerende bestuurder. Ook het voorzitterschap van het bestuur, het doen van voordrachten voor benoeming van een bestuurder en het vaststellen van de beloning van uitvoerende bestuurders komt volgens de wet uitsluitend toe aan een niet-uitvoerende bestuurder. Daarnaast mogen de uitvoerende bestuurders niet deelnemen aan de beraadslaging en de besluitvorming over het vaststellen van hun beloning. Tevens mogen zij niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming over de verlening van een opdracht tot onderzoek van de jaarrekening aan een externe accountant als bedoeld in artikel 27 van de Wet toezicht accountantsorganisaties als de algemene vergadering (nog) geen opdracht heeft gegeven.

Naast de wet kunnen ook sectorale governance codes beperkingen opleggen aan de inrichting van een one-tier board. Zo is het niet toegestaan om bij woningcorporaties of zorginstellingen een one-tier board in te stellen.

Handvaten uit de Corporate Governance Code

In de Nederlandse Corporate Governance Code (de “Code“) wordt een hoofdstuk gewijd aan de inrichting van een one-tier board.

De Code biedt in dat kader vijf best practice bepalingen voor de taakverdeling binnen een one-tier board. Deze bepalingen bevatten onder andere normen voor het gedrag van bestuurders en commissarissen. Zij zijn een invulling van de algemene beginselen van goede corporate governance en geven de ‘optimale praktijk’ weer. De Corporate Governance Code geldt voor Nederlandse beursvennootschappen.

• 1. Het bestuur moet voor de meerderheid bestaan uit niet-uitvoerende bestuurders.

Deze bepaling zorgt ervoor dat het toezicht binnen de one-tier board effectief kan plaatsvinden en voorkomt dat de uitvoerende bestuurders besluiten in weerwil van de niet-uitvoerende bestuurders kunnen doordrukken.

• 2. De voorzitter (die altijd een niet-uitvoerend bestuurder is) leidt de vergaderingen van het bestuur en ziet erop toe dat het bestuur als geheel evenwichtig is samengesteld en naar behoren functioneert. Dat geldt ook met betrekking tot eventueel ingestelde commissies.

Het bestuur moet zo zijn samengesteld dat het onafhankelijk en kritisch kan functioneren. Daarvoor is onder andere nodig dat de niet-uitvoerend bestuurders onafhankelijk zijn, zodat zij hun toezichthoudende rol deugdelijk kunnen uitoefenen.

• 3. De voorzitter is onafhankelijk.

Zo mag de voorzitter in de vijf jaar vóór zijn benoeming geen werknemer of uitvoerend bestuurder zijn geweest.

• 4. Uitsluitend niet-uitvoerende bestuurders maken deel uit van bijvoorbeeld een ingestelde audit- of remuneratiecommissie, waarbij de voorzitter van het bestuur en een uitvoerend bestuurder geen voorzitter van de commissie mogen zijn.

Deze bepaling heeft tot doel bij te dragen aan het onafhankelijk en kritisch kunnen opereren van de niet-uitvoerend bestuurders ten opzichte van de uitvoerende bestuurders, aangezien de commissies veelal een controlerende en toezichthoudende functie op het bestuur hebben.

• 5. De niet-uitvoerende bestuurders leggen verantwoording af over het uitgeoefende toezicht in het afgelopen boekjaar.

De verantwoording dient volgens de Code in ieder geval te zien op de naleving van de onafhankelijkheidsvereisten en de wijze van evaluatie van het bestuur en de individuele bestuurders. De verantwoording kan worden vastgelegd in het bestuursverslag of een afzonderlijk verslag dat met de jaarstukken wordt gepubliceerd.

De Code streeft met deze best practice bepalingen naar een zekere mate van scheiding tussen bestuur en toezicht, vooral door de rol van de niet-uitvoerende bestuurder veelvuldig gelijk te stellen met de rol van een commissaris. Toch zijn deze rollen niet inwisselbaar. Doordat de niet-uitvoerende bestuurders zelf onderdeel zijn van het bestuur kunnen zij de uitvoerende-bestuurders nauwlettend in de gaten houden. Dit geeft hen een informatievoorsprong ten opzichte van de commissaris die vanaf een afstand toekijkt hoe het bestuur haar taken uitvoert.

Bent u benieuwd of de one-tier board iets is voor uw vennootschap? Wij adviseren u graag.

Vragen?