Praktijkgebieden: Privacy

Wilt u onze nieuwsbrief blijven ontvangen? Dan hoeft u niets te doen!

Wordt u ook zo gestoord van al die mailtjes van ondernemers die u erop wijzen dat de AVG volgende week vrijdag in werking treedt? En dat u daarom actie moet ondernemen als u hun nieuwsbrieven wilt blijven ontvangen? Het zijn niet de minsten die u dit vragen. Van culturele centra tot (juridische) adviesbureaus, tot en met advocatenkantoren aan toe.

Welnu: van ons zult u deze vraag niet krijgen! Waarom niet? Omdat het niet nodig is!
U krijgt onze nieuwsbrief alleen maar als u zich daarvoor zelf hebt aangemeld. Aldus is voldaan aan één van de zes mogelijke rechtmatigheidsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegeven (uw e-mailadres): toestemming van de betrokkene. Veel duidelijker kan die toestemming niet zijn gegeven: u hebt er zelf om gevraagd!

Overigens kunnen we zonder veel moeite construeren dat nog aan een ándere rechtmatigheidsgrond is voldaan: de verwerking van uw persoonsgegeven is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Wij hebben u het aanbod gedaan onze nieuwsbrief te ontvangen. U heeft dat aanbod geaccepteerd door u aan te melden met uw e-mailadres. Voilà: een overeenkomst. Om die uit te voeren, dat wil zeggen: u de nieuwsbrief toe te zenden, hebben we uw e-mailadres nodig.

Waarom vragen al die anderen nu dan wél allemaal toestemming?
Daar kunnen een aantal redenen voor zijn:

1. Ze hebben er geen verstand van en apen anderen na
Dat is misschien wel de grootste categorie. Men krijgt een toestemmingsverzoek van een ander gemaild en denkt: dat moet ik zeker ook doen. Better safe than sorry.

2. Ze zien hierin een aardig contactmomentje
Dit zijn de ondernemers die best weten hoe het zit. Zij hebben al lang geleden toestemming gevraagd (vermoedelijk toen dat vanwege de strengere spamwetgeving nodig werd – samen met een opt-out mogelijkheid in iedere mail). Maar ze denken: zo zien al mijn vaste contacten mij nog een keer voorbij komen.

3. Ze hebben niet zo’n duidelijke toestemming gekregen als wij

Ook een niet onbelangrijke categorie. De hierboven al genoemde spamwetgeving staat namelijk toe dat in sommige gevallen zonder expliciete toestemming mail wordt verstuurd. Namelijk aan diegenen die hun e-mailadres hebben verstrekt in het kader van de aankoop van een product of een dienst. Het moet dan wel gaan om mails over dezelfde soorten producten of diensten.

De privacyrechtelijke grondslag van deze verwerking van mailadressen is dan "de behartiging van een gerechtvaardigd belang" van de verzender van de mail (want ook een commercieel belang kan de verwerking van persoonsgegevens rechtvaardigen). Dit is echter een wat “gevaarlijke” grondslag, omdat in dát geval het belang van de verzender moet worden afgewogen tegen de fundamentele rechten van de ontvanger (zoals het recht op privacy). En als de Autoriteit Persoonsgegevens van mening zou zijn dat de rechten van de ontvanger vóór gaan, kan zij straks stevige boetes opleggen.

De AVG biedt voor de verzender dus een mooi “haakje” om alsnog naar expliciete toestemming te vissen. Zo slaat men twee vliegen in een klap: zowel onder het privacyrecht als onder de spamwetgeving is de verzending nu gebaseerd op toestemming. Het is goed mogelijk dat de bovengenoemde advocatenkantoren ook in deze groep vallen. Die weten vast wel hoe het zit, maar sturen misschien ook automatisch nieuwsbrieven aan (ex-)cliënten.

OK, nu weet u ook hoe het zit (en of u misschien zelf ook nog even zo’n mailtje aan uw klanten moet sturen). Wat moet u in ieder geval verder nog doen vóór aanstaande vrijdag?

Inventariseer welke verwerkingen binnen uw bedrijf plaatsvinden, zoals de salarisadministratie, de personeelsadministratie en uw relatiebestand, en leg deze vast in een register.
Controleer of uw overeenkomsten met verwerkers – of als u zelf verwerker bent: uw overeenkomsten met bedrijven waarvoor u verwerker bent – aan de eisen van de AVG voldoen.
Pas uw privacyverklaringen aan, bijvoorbeeld om betrokkenen te wijzen op de rechten die zij dankzij de AVG hebben.

Verwerkt u grotere hoeveelheden (bijzondere) persoonsgegevens, heeft uw bedrijf 250 of meer werknemers, verwerkt u persoonsgegevens met behulp van bijzondere of nieuwe technieken, of is uw bedrijf een overheidsinstelling: dan gelden daarnaast nog een aantal bijzondere vereisten. Als u daar meer over wilt weten, neem dan contact met ons op.

En verder kan iedereen die dit leest, maar nog geen abonnee is, zich natuurlijk aanmelden voor onze nieuwsbrief (en daarmee toestemming geven voor de verwerking van zijn of haar mailadres!).