Praktijkgebieden: Vennootschapsrecht
Oude dossiers die in een verloren ruimte staan van het bedrijf, stoffige hangmappen met facturen waarin jaren geleden voor het laatst is gekeken, dozen met boekhouding die al een tijd niet meer zijn geopend. Wellicht een bekend beeld voor de ondernemer. In principe moet de administratie gedurende zeven jaar worden bewaard. Kunnen deze oude dossiers en stukken echter niet worden weggegooid als de daarin opgenomen gegevens zijn weergegeven in het grootboek en de balans?
Volgens de wet heeft het bestuur ten aanzien van de vennootschap waarvan het het bestuur vormt, een administratieplicht. Deze komt er kort gezegd op neer dat het bestuur verantwoordelijk is dat er een administratie is van de vennootschap, dat deze wordt bijgehouden en dat deze wordt bewaard, zodat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de vennootschap kunnen worden gekend.
Voldoet het bestuur niet aan deze verplichting en volgt er een faillissement, dan heeft het zijn taak onbehoorlijk vervuld en wordt vermoed dat het niet voldoen aan deze verplichting een belangrijke oorzaak is van het faillissement. De bestuurders lopen dan het gevaar dat zij hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het gehele tekort in het faillissement. Reden om de administratieplicht niet te verzaken!
Wat onder administratie valt die moet worden bewaard, is niet altijd even duidelijk. Toen de wetgever de wetsartikelen daarover in 1994 aangepaste, werd ter beantwoording van deze vraag volstaan met een verwijzing naar een eerdere aanpassing in de belastingwetgeving. Volgens de toelichting bij die belastingwetgeving moet administratie heel ruim worden verstaan. Daaronder zouden niet alleen de boeken en bescheiden vallen waarin de financiële rechten en verplichtingen worden weergegeven (zoals het grootboek en de balans), maar ook alle achterliggende gegevens (zoals primaire aantekening omtrent inkoop, contracten, notulen, correspondentie, cliëntendossiers, enzovoorts). Volgens de wetgever moet immers de fiscus de financiële administratie kunnen controleren.
Jurisprudentie over dit onderwerp is betrekkelijk schaars. Daaruit komt het beeld naar voren dat bij het bepalen van de omvang van de administratieplicht rekening moet worden gehouden met de aard en de omvang van de desbetreffende onderneming. De Hoge Raad heeft echter niet weersproken dat ook de achterliggende stukken moeten worden bewaard. Zolang dit niet in de rechtspraak is uitgekristalliseerd, lijkt het verstandig om uit te gaan van het ruime begrip van administratie – dat ook achterliggende stukken omvat.
Tot slot, de wetgever heeft besturen die administratie weg willen doen, bijvoorbeeld omdat deze zoveel ruimte inneemt, geprobeerd tegemoet te komen. Het is niet nodig om altijd de originele gegevens te bewaren. Deze kunnen ook op een andere informatiedrager worden bewaard (bijvoorbeeld gescand op een CD). Voorwaarde is echter dat adequate raadpleging mogelijk blijft.
Maurits Richert is niet meer werkzaam bij Wieringa Advocaten. Indien u een vraag heeft naar aanleiding van deze blog dan kunt u zich wenden tot onderstaande contactpersoon van het praktijkgebied vennootschapsrecht.
Door het leggen van conservatoir (derden) beslag worden vermogensbestanddelen van een wederpartij per direct bevroren. Er kan geen overdracht meer plaatsvinden en in bepaalde gevallen kunnen vermogensbestanddelen zelfs elders in bewaring worden gegeven. Deze actie kan druk zetten op de wederpartij waardoor een snelle oplossing kan worden bereikt.
Beslaglegging moet wel altijd worden gevolgd door een bodem of arbitrage procedure, tenzij eerder een buitengerechtelijke oplossing wordt bereikt.
Onterecht leggen van beslag moet worden voorkomen; het kan leiden tot een schadevergoedingsactie.
Wij onderzoeken graag of dit rechtsmiddel in uw situatie tot een spoedige oplossing kan leiden.
Snel een uitspraak nodig van de rechter over een bepaalde urgente situatie? In dat geval is een kort geding een oplossing voor uw situatie. De rechter geeft een voorlopig oordeel waaraan partijen zich al dan niet op straffe van een dwangsom dienen te houden.
Wij denken graag mee over de voor uw situatie passende juridische oplossing.
Dit is in het civiele en bestuurlijke recht de procedure die (al dan niet na hoger beroep) leidt tot een definitieve beslechting van het geschil. Anders dan in een kort geding ligt de nadruk hier veel meer op een schriftelijke uitwisseling van processtukken.
Wij onderzoeken graag of dit de aangewezen procedure is voor uw geschil.
Een partij die zich beroept op de rechtsgevolgen van de door haar gestelde feiten of rechten moet deze bewijzen. Voorafgaand aan iedere gewenste procedure moet derhalve de bewijspositie worden bekeken.
Soms is het bewijs nog niet voldoende in handen van de cliënt. In dat geval is nadere actie gewenst. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan het instellen van een (voorlopig) getuigenverhoor of het afdwingen van het verkrijgen van inzage in bepaalde documenten die zich bij de wederpartij bevinden (exhibitieplicht).
Wij zoeken graag met u naar de mogelijkheden om uw bewijsprobleem op te lossen.
Soms ontstaat er in een onderneming een intern geschil tussen aandeelhouders of tussen het bestuur en (enkele) aandeelhouders. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de te volgen strategie van de onderneming. In dat geval kan aan de Ondernemingskamer, een speciaal daarvoor geëquipeerde afdeling van het Hof Amsterdam -- bij ons kantoor om de hoek -- een onderzoek naar de gang van zaken binnen de onderneming worden gevraagd. Zo'n onderzoek kan worden voorafgegaan door het vragen van voorlopige voorzieningen, zoals het schorsen van een bestuurder voor de duur van de procedure of het tijdelijk ontnemen van het stemrecht van een aandeelhouder.
Wij denken graag mee over de voor uw situatie passende oplossing.