Praktijkgebieden: Arbeidsrecht
Privacy van werknemers is een gevoelig onderwerp dat met grote regelmaat de gemoederen bezig houdt. Schreven wij eerder al over het heimelijk observeren van zieke werknemers en cameratoezicht op de werkplek, ook het al dan niet controleren van mailverkeer is een onderwerp dat veelvuldig tot problemen leidt en waarover bij zowel werkgevers als werknemers nog veel onduidelijkheid bestaat. Zo zullen de meeste werkgevers zich wel eens hebben afgevraagd of zij de mail van een zieke werknemer mogen controleren.
In de (rechts)praktijk heeft zich een aantal regels afgetekend voor het controleren van email van werknemers, die we daarom eens op een rijtje zetten.
Hoofdregel is dat een werkgever onder bepaalde voorwaarden het emailverkeer van werknemers mag inzien en monitoren, mits dit in het belang van het bedrijf is. Dit bedrijfsbelang kan gelegen zijn in de continuïteit van het bedrijf (bijvoorbeeld bij ziekte van een werknemer), de veiligheid (het beschermen tegen virussen en hackers), de goede naam van het bedrijf (in het geval een werknemer vermoedelijk racistische, strafrechtelijke of seksuele uitlatingen doet via de mail of op internet) of het welzijn van (andere) werknemers (bijvoorbeeld tijdens een onderzoek naar seksuele intimidatie).
Deze bevoegdheid gaat echter niet zóver dat een werkgever, zolang het maar in het belang van het bedrijf is, heimelijk in de mailbox van de werknemer rondsnuffelen. Alleen zaakgerelateerde en “verdachte” emails mogen worden gelezen. Mails van leden van de ondernemingsraad en de bedrijfsartsen mogen niet worden gecontroleerd. Privémail lezen mag niet, zoals nota bene de Arbeidsinspectie ondervond toen zij de privémail las van een zieke werkneemster. De ombudsman stelde: “De werkgever hoort de privacy van de privé contacten te waarborgen. Een werkgever moet er wel voor kunnen zorgen dat hij bij ziekte van werknemer de voortgang van het werk niet in gevaar komt. In dat kader is het niet onbegrijpelijk dat de werkgever de emailbox van de werkneemster heeft ingezien. In onderhavig geval heeft de werkgever echter berichten geopend die blijkens de onderwerpaanduidingen privéonderwerpen betroffen. Door aldus kennis te nemen van de gehele inhoud van de berichten die persoonlijk van karakter waren, heeft de teamleider het recht van de werkneemster op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer geschonden.”
Als werkgevers zeggenschap willen over de wijze waarop en de mate waarin hun werknemers de email faciliteiten van hun werkgever gebruiken, dan doen ze er goed aan om duidelijke regels inzake het mail- en internetgebruik vast te leggen – en te communiceren aan de werknemers. In dit soort interne gedragsregels kan bijvoorbeeld een maximum hoeveelheid of maximum tijd worden gesteld aan het versturen van privé mail en het internetgebruik, kunnen voorwaarden worden gesteld aan het verzenden van attachments, kan het meesturen van een disclaimer verplicht worden gesteld, het bezoeken van bepaalde internetsites worden verboden, het versturen van kettingbrieven en dreigende mails en dergelijke worden verboden en kan één algemene computer worden aangewezen voor internet en privemail gebruik.
Stelt een werkgever geen duidelijke regels, dan kan hij dús geen disciplinaire maatregelen nemen wegens het overtreden daarvan. Dit lijkt heel vanzelfsprekend, maar, zo bleek uit een uitspraak van de rechtbank Amsterdam, de gemeente Amsterdam moest hier door de rechter op worden gewezen. Omdat niet was aangegeven hoeveel privé mails verzonden mochten worden en niet was gecommuniceerd dat privé bestanden niet op de gemeenschappelijke server mochten worden gezet, hield een opgelegde disciplinaire maatregel geen stand.
Wel is het zo dat wanneer een werkgever in strijd met de hier besproken richtlijnen belastende informatie over een werknemer boven tafel krijgt, en de werknemer naar aanleiding van (de informatie uit) e-mails wil ontslaan, de rechter in een ontslagzaak vaak wel geneigd zal zijn dat bewijsmateriaal te betrekken bij de zaak. De rechter zal wel de verhoudingen in de gaten houden tussen de ernst van de verdenking, de mogelijkheid op een andere manier bewijs te krijgen, en de mate van inbreuk.
Het blijft als werkgever dus wel oppassen geblazen met het controleren van email.
De uitspraak Nationale Ombudsman dateert van 7 juni 2007, en is gepubliceerd in tijdschrift JAR 2007/164
Fleur Costa Baiôa is niet meer werkzaam bij Wieringa Advocaten. Indien u een vraag heeft naar aanleiding van deze blog dan kunt u zich wenden tot onderstaande contactpersoon van het praktijkgebied arbeidsrecht.
Door het leggen van conservatoir (derden) beslag worden vermogensbestanddelen van een wederpartij per direct bevroren. Er kan geen overdracht meer plaatsvinden en in bepaalde gevallen kunnen vermogensbestanddelen zelfs elders in bewaring worden gegeven. Deze actie kan druk zetten op de wederpartij waardoor een snelle oplossing kan worden bereikt.
Beslaglegging moet wel altijd worden gevolgd door een bodem of arbitrage procedure, tenzij eerder een buitengerechtelijke oplossing wordt bereikt.
Onterecht leggen van beslag moet worden voorkomen; het kan leiden tot een schadevergoedingsactie.
Wij onderzoeken graag of dit rechtsmiddel in uw situatie tot een spoedige oplossing kan leiden.
Snel een uitspraak nodig van de rechter over een bepaalde urgente situatie? In dat geval is een kort geding een oplossing voor uw situatie. De rechter geeft een voorlopig oordeel waaraan partijen zich al dan niet op straffe van een dwangsom dienen te houden.
Wij denken graag mee over de voor uw situatie passende juridische oplossing.
Dit is in het civiele en bestuurlijke recht de procedure die (al dan niet na hoger beroep) leidt tot een definitieve beslechting van het geschil. Anders dan in een kort geding ligt de nadruk hier veel meer op een schriftelijke uitwisseling van processtukken.
Wij onderzoeken graag of dit de aangewezen procedure is voor uw geschil.
Een partij die zich beroept op de rechtsgevolgen van de door haar gestelde feiten of rechten moet deze bewijzen. Voorafgaand aan iedere gewenste procedure moet derhalve de bewijspositie worden bekeken.
Soms is het bewijs nog niet voldoende in handen van de cliënt. In dat geval is nadere actie gewenst. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan het instellen van een (voorlopig) getuigenverhoor of het afdwingen van het verkrijgen van inzage in bepaalde documenten die zich bij de wederpartij bevinden (exhibitieplicht).
Wij zoeken graag met u naar de mogelijkheden om uw bewijsprobleem op te lossen.
Soms ontstaat er in een onderneming een intern geschil tussen aandeelhouders of tussen het bestuur en (enkele) aandeelhouders. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de te volgen strategie van de onderneming. In dat geval kan aan de Ondernemingskamer, een speciaal daarvoor geëquipeerde afdeling van het Hof Amsterdam -- bij ons kantoor om de hoek -- een onderzoek naar de gang van zaken binnen de onderneming worden gevraagd. Zo'n onderzoek kan worden voorafgegaan door het vragen van voorlopige voorzieningen, zoals het schorsen van een bestuurder voor de duur van de procedure of het tijdelijk ontnemen van het stemrecht van een aandeelhouder.
Wij denken graag mee over de voor uw situatie passende oplossing.