De Woo: (on)deugdelijke zoekslagen en veroordeling daadwerkelijke proceskosten
Deze week deed de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (de ABRvS) een benoemenswaardige uitspraak (ECLI:NL:RVS:2025:1296) over de behandeling van een verzoek op basis van de Wet open overheid (Woo). Deze uitspraak is interessant om verschillende redenen.
Achmea en gemeente Oldambt
Het ging in deze zaak om een Woo-verzoek van Achmea. Dit zag op openbaarmaking van alle documenten over het onderhoud van, calamiteiten op/bij en incidenten op/bij de onbewaakte spoorwegovergang op een specifieke locatie. Achmea had dit verzoek ingediend bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt (toen nog onder de Wet openbaarheid bestuur; de Wob). In het bijzonder wenste Achmea een rapport of register te ontvangen over de (bijna) ongevallen, incidenten en alle meldingen met betrekking tot die spoorwegovergang over een periode van de afgelopen tien jaar. Bij besluit van 8 januari 2020 heeft het college geantwoord niet te beschikken over een dergelijk register. Bij besluit van 20 januari 2021 heeft het college het door Achmea daartegen gemaakte bezwaar gegrond verklaard en extra documenten openbaar gemaakt. Achmea achtte dit nog steeds onvoldoende en richtte zich tot de rechtbank en daarna tot de ABRvS. Achmea vond het ongeloofwaardig dat er niet meer documenten waren die vielen onder dit Woo-verzoek.
(On)deugdelijke zoekslagen
De ABRvS spitste zich in deze zaak o.a. op de vraag of het college een goede zoekslag heeft gemaakt in het kader van dit Woo-verzoek. Uit vaste rechtspraak volgt dat wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het in beginsel aan degene is die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, een bepaald document toch onder dat bestuursorgaan berust (zie bijvoorbeeld ECLI:NL:RVS:2024:3088). Bij de beoordeling of een stelling van een bestuursorgaan de ABRvS niet ongeloofwaardig voorkomt, zal worden betrokken op welke wijze het onderzoek is verricht (zie bijvoorbeeld ECLI:NL:RVS:2021:1743).
De ABRvS is van oordeel dat het college de gemaakte zoekslagen weliswaar voldoende inzichtelijk heeft gemaakt, maar niet het redelijkerwijs mogelijke heeft gedaan om documenten te achterhalen. Gelet op de gebruikte documentsystemen, voldoen de zoektermen en -methoden die het college heeft gebruikt niet. Daarom zijn de zoekslagen ondeugdelijk geweest. Daarbij neemt de ABRvS in aanmerking dat het systeem voor binnenkomende post onvoldoende doorzoekbaar is, doordat de binnenkomende post alleen op bestandsnaam kan worden doorzocht. De bestandsnaam geeft niet altijd een weerspiegeling van de inhoud. Ook het overkoepelende systeem is beperkt doorzoekbaar omdat de ingescande documenten niet inhoudelijk op zoektermen kunnen worden doorzocht.
Gelet op de ondeugdelijke zoekslagen én vanwege ongeloofwaardige en onvolledige verklaringen vanuit het college, vindt de ABRvS het ongeloofwaardig dat er niet meer documenten zijn. Dit is een bijzondere overweging, omdat dus uit vaste rechtspraak volgt dat het vaak aan de Woo-verzoeker is om aannemelijk te maken dat bepaalde documenten wèl bij een bestuursorgaan berusten.
Daadwerkelijke proceskosten
Tot slot een ander interessant aspect van deze uitspraak, namelijk over de proceskostenvergoeding. Wij schreven al eerder een blog over proceskostenvergoedingen in het bestuursrecht. Als een procespartij met succes een overheidsbesluit aanvecht bij de bestuursrechter, heeft deze doorgaans recht op een proceskostenvergoeding. Hieronder vallen o.a. kosten voor professionele hulp van een advocaat of jurist, de zogenaamde kosten van door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand (artikel 1 onder a Besluit proceskosten bestuursrecht (Bpb)). De kosten voor hiervoor worden begroot aan de hand van een puntenstelsel met vaste bedragen per ‘punt’. Hoeveel punten worden toegekend, hangt af van de handelingen die zijn verricht (zie Bijlage bij het Bpb). Kortom, deze proceskosten worden vergoed op basis van een forfaitair stelsel.
De daadwerkelijke kosten voor rechtsbijstand zijn vaak hoger dan de vergoede kosten. Bij bijzondere omstandigheden kan er aanleiding zijn voor hogere vergoeding (artikel 2 lid 3 Bpb). Dit is het geval als er sprake is van ‘kennelijk onredelijk handelen’ van een bestuursorgaan. Er zijn hiervan amper voorbeelden te vinden in de rechtspraak, maar ook op dit punt wèl in onderhavige zaak. Hier oordeelde de ABRvS dat wegens bijzondere omstandigheden zal worden afgeweken van het forfaitaire stelsel voor proceskostenvergoeding. Deze omstandigheden zien o.a. op het feit dat de proceshandelingen die Achmea heeft moeten verrichten voor een groot deel gevolg zijn van het ondeugdelijk documentbeheer van het college en de daardoor onzorgvuldige zoekslagen. Door toedoen van de gebrekkige besluitvorming liggen de door Achmea gemaakte kosten voor rechtsbijstand beduidend hoger dan op grond van het forfaitaire stelsel. De ABRvS is van oordeel dat daarom in dit specifieke geval, waarin herhaaldelijk bij verschillende zoekslagen ondeugdelijke methoden zijn gebruikt, sprake is van een bijzondere omstandigheid, als bedoeld in artikel 2 lid 3 Bpb.
Al met laat deze uitspraak een interessant spanningsveld zien in het kader van de Woo, een wet die veel in beweging is. Zorgvuldige zoekslagen en goede documentsystemen zijn van groot belang voor behandeling van Woo-verzoeken; zowel voor de verzoeker, als de overheid.