icon

Intrekken van een aanbestedingsprocedure: kan dat zomaar?

Een aanbestedende dienst heeft soms de wens om een aanbestedingsprocedure in te trekken terwijl de inschrijvingen al zijn ingediend. Zo heeft Schiphol recent op het laatste moment de aanbestedingsprocedure voor taxivervoer ingetrokken. Het besluit van Schiphol leidde tot grote onrust onder taxichauffeurs, kopte het Parool. Dit roept natuurlijk vragen op bij de inschrijvers die betrokken zijn bij dergelijke aanbestedingsprocedures. Is het intrekken van een aanbestedingsprocedure zomaar toegestaan?

Wat was er aan de hand?

Sinds 2004 mogen taxi’s niet zomaar mensen ophalen op van Schiphol. Hiervoor hebben taxi’s concessies nodig. Deze concessies zijn behoorlijk lucratief. Vorig jaar werd een recordaantal van 870.000 ritten vanaf Schiphol gemaakt. Deze concessies worden sinds 2004 door middel van het Europese aanbestedingsrecht in de markt gezet. Omdat de huidige concessie afliep, is Schiphol vanaf april van dit jaar de concessies opnieuw gaan aanbesteden. Afgelopen zomer werden de voorlopige winnaars bekend gemaakt. Deze voorlopige winnaars mogen de komende vier jaar het taxivervoer vanaf Schiphol verzorgen. Definitieve gunning zou afgelopen augustus plaatsvinden.

Schiphol heeft echter niet definitief gegund, maar heeft besloten om de aanbestedingsprocedure in te trekken. De reden hiervoor is dat bij de interne beoordeling van de inschrijvingen fouten zijn gemaakt, aldus Schiphol. Schiphol geeft aan dat spoedig over wordt gegaan tot heraanbesteding.

Zoals verwacht leidde het voorgaande tot onrust. De voorlopige winnaars weten immers niet of opnieuw zal worden gewonnen in een volgende aanbestedingsprocedure en verliezers krijgen een tweede kans. Iedereen kan namelijk opnieuw meedoen bij een dergelijke heraanbesteding. Dit roept (terecht) vragen op.

Wanneer mag een aanbesteding worden ingetrokken?

Als uitgangspunt geldt dat een aanbestedende dienst niet verplicht is om een opdracht te gunnen. Een aanbestedende dienst is dus in principe bevoegd om van het gunnen van de opdracht af te zien en de aanbesteding in te trekken. Bij het intrekken van een aanbestedingsprocedure moet de aanbestedende dienst rekening te houden met het gelijkheidsbeginsel. Dit houdt bijvoorbeeld in dat een aanbestedende dienst een procedure niet mag intrekken, omdat de inschrijver die als winnaar uit de bus is gekomen, hem niet aanstaat. Er moet een gerechtvaardigde reden zijn om tot intrekking over te gaan. In de rechtspraak is eerder bepaald dat de aanbestedende dienst in ieder geval mag intrekken als:

  • Sprake is van gewijzigde inzichten die de specificaties van de overheidsopdracht aanpassen;
  • Geen behoefte meer is aan de overheidsopdracht;
  • Er maar één geldige inschrijving is gedaan;
  • De aanbestedingsprocedure gebreken bevat;
  • Alle ingediende inschrijvingen boven het budget van de aanbestedende dienst zijn.

Deze opsomming is niet uitputtend. Er kunnen ook andere gerechtvaardigde redenen zijn voor het intrekking van de procedure zijn. De aanbestedende dienst zal dit zelf beoordelen en moeten motiveren.

Daarnaast geldt dat de aanbestedende dienst tot in een zeer laat stadium de aanbestedingsprocedure kan intrekken, namelijk totdat de aanbestedingsopdracht definitief is gegund aan de winnende inschrijver. Pas op dat moment wordt namelijk de overeenkomst gesloten.

Recht op vergoeding?

Het plotseling stopzetten van een aanbestedingsprocedure kan voor inschrijvers, zoals de taxichauffeurs in het voorbeeld van Schiphol, aanzienlijke financiële en strategische gevolgen hebben. Inschrijvers investeren vaak veel tijd en geld in het voorbereiden van een inschrijving. Denk bijvoorbeeld aan onderzoek naar de voorwaarden, het samenstellen van teams en het opstellen van de inschrijving. Wanneer een aanbestedingsprocedure dan onverwacht wordt ingetrokken, kunnen dergelijke investeringen verloren gaan.

Over het algemeen geldt dat gemaakte inschrijfkosten niet voor vergoeding in aanmerking komen. Deelname aan een aanbestedingsprocedure wordt gerekend tot het normale bedrijfsrisico van een inschrijver en dit geldt ook in geval de aanbestedingsprocedure wordt ingetrokken.

Op grond van het voorschrift 3.8B van de Gids Proportionaliteit geldt dat een aanbestedende dienst niet op voorhand eventuele vergoeding van inschrijfkosten in geval van een late intrekking van de aanbestedingsprocedure mag uitsluiten. Er kunnen namelijk bijzondere omstandigheden zijn die maken dat een vergoeding van inschrijfkosten op zijn plaats is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de situatie dat door een inschrijver in het kader van de aanbesteding al zeer grote inspanningen is verricht. In de Handreiking Tenderkostenvergoeding zijn hiervoor nadere handvatten opgenomen.

Conclusie

Het intrekken van een aanbestedingsprocedure kan verstrekkende gevolgen hebben voor zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvers. Hoewel de aanbestedende dienst vaak recht heeft op het stopzetten van de procedure, dient dit wel te gebeuren op basis van een zorgvuldig gemotiveerde beslissing. In sommige gevallen kunnen inschrijvers aanspraak maken op vergoeding van gemaakte inschrijfkosten. Een dergelijke vordering is niet eenvoudig, maar ook niet onmogelijk.

Vragen?

Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog of heeft u een andere aanbestedingsrechtelijke vraag? Onze gespecialiseerde advocaten adviseren en procederen over de meest uiteenlopende aspecten en vraagstukken op het gebied van Europees en nationaal aanbestedingsrecht. Neem dan gerust contact op.

Heeft u vragen?

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Intrekken van een aanbestedingsprocedure: kan dat zomaar?

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief