Arbeidsvoorwaarden wijzigen: wanneer mag dat als werkgever?

Als werkgever kom je er vroeg of laat mee in aanraking: de behoefte om arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Een andere werktijd, een aangepaste functie, het schrappen van een bonus of een verplichte terugkeer naar kantoor. Maar wat mag je als werkgever zomaar aanpassen, en wanneer heb je de instemming van de werknemer nodig? In deze blog leggen we uit hoe je een wijziging van arbeidsvoorwaarden juridisch correct aanpakt.

Het uitgangspunt: toestemming van de werknemer is vereist

In het arbeidsrecht geldt als basisregel dat je de arbeidsovereenkomst niet eenzijdig kunt wijzigen. Arbeidsvoorwaarden zijn afspraken tussen werkgever en werknemer, en voor een wijziging is in principe instemming van de werknemer vereist. Dit geldt voor primaire arbeidsvoorwaarden zoals salaris, werktijden en vakantiedagen, maar ook voor secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een leaseauto of bonusregeling.

Wijzigt u een arbeidsvoorwaarde zonder instemming, dan loopt u het risico dat de werknemer die wijziging later aanvecht. De rechter kan de oorspronkelijke afspraak dan herstellen, soms met terugwerkende kracht.

Het eenzijdig wijzigingsbeding

Een uitzondering bestaat als de arbeidsovereenkomst een zogenaamd eenzijdig wijzigingsbeding bevat (artikel 7:613 BW). Dit is een schriftelijk beding dat de werkgever het recht geeft de arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. Maar ook dan mag je hier niet zomaar gebruik van maken. De lat ligt hoog: de werkgever moet een zwaarwichtig bedrijfsbelang kunnen aantonen dat de wijziging rechtvaardigt. Een reorganisatie of een ingrijpende verandering in de bedrijfsvoering kan zo’n belang opleveren, maar bezuinigingen alleen zijn doorgaans niet voldoende.

De norm van goed werknemerschap

Ontbreekt een wijzigingsbeding, dan is de werknemer in beginsel niet verplicht in te stemmen met een wijziging. Toch kan een werknemer op grond van artikel 7:611 BW – het goed werknemerschap – in bepaalde omstandigheden verplicht zijn een redelijk voorstel tot wijziging te accepteren. De Hoge Raad heeft hiervoor een toets ontwikkeld: is er sprake van gewijzigde omstandigheden op het werk die aanleiding geven tot het voorstel? Is het voorstel redelijk? En kan aanvaarding in redelijkheid van de werknemer worden gevergd?

In de praktijk gaat het om een afweging van belangen. Een ingrijpende verslechtering van de arbeidsvoorwaarden zal minder snel als redelijk worden beschouwd dan een kleine aanpassing in werktijden. Hoe groter de impact op de werknemer, hoe zwaarder de rechtvaardiging moet zijn.

Praktische tips

Neem bij het opstellen van de arbeidsovereenkomst direct een eenzijdig wijzigingsbeding op. Zo creëer je als werkgever de juridische ruimte om later wijzigingen door te voeren, mits er een zwaarwichtig bedrijfsbelang is.
Vraag altijd schriftelijke instemming. Mondeling akkoord is moeilijk te bewijzen en onvoldoende bij een latere discussie. Leg de wijziging, de reden en de ingangsdatum vast in een addendum bij de arbeidsovereenkomst.
Communiceer altijd tijdig en transparant. Leg uit waarom de wijziging noodzakelijk is en wat de gevolgen zijn voor de werknemer. Werknemers accepteren een wijziging eerder als ze begrijpen waarom die nodig is.
Bied een overgangsperiode aan. Zeker bij ingrijpende wijzigingen is het raadzaam een redelijke overgangsperiode te hanteren. Dit toont goed werkgeverschap en verkleint de kans op juridische procedures.
Betrek de ondernemingsraad. Bij collectieve wijzigingen heeft de ondernemingsraad mogelijk instemmingsrecht op grond van de WOR. Sla deze stap niet over; een besluit zonder de vereiste instemming kan worden vernietigd.

Kortom

Een wijziging van arbeidsvoorwaarden is geen kwestie van een mail sturen en verder gaan. Met de juiste voorbereiding, heldere communicatie en schriftelijke vastlegging voorkomt u discussies achteraf, en toont u zich als werkgever een zorgvuldige partij. Twijfelt u of een voorgenomen wijziging juridisch houdbaar is, of wilt u een wijzigingsbeding of addendum laten opstellen dat wél standhoudt? Neem contact op. Wij denken graag met u mee, en zorgen dat u niet achteraf voor verrassingen komt te staan.

En andersom geldt dit natuurlijk net zo goed: staat u als werknemer voor een voorgestelde wijziging van uw arbeidsvoorwaarden en vraagt u zich af of u daarmee moet instemmen, dan staan wij ook u uiteraard graag bij.