Inzagerecht van de werknemer: wat moet je als werkgever verstrekken?
Ons leven speelt zich steeds meer online af. Via onze telefoon, sociale media en digitale betalingen delen we dagelijks privacygevoelige informatie. Dit maakt het beschermen van onze persoonsgegevens belangrijker én uitdagender. Ook als werkgever heb je hierin een grote verantwoordelijkheid: je verwerkt persoonsgegevens van je werknemers en moet daar zorgvuldig mee omgaan. Werknemers hebben bovendien het recht om te weten welke gegevens je van hen verwerkt. Maar wat houdt dat inzagerecht precies in?
Recht op inzage
Sinds 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze wet legt duidelijke regels op voor de verwerking van persoonsgegevens. Voor werkgevers betekent dit dat zij verplicht zijn om de privacy van werknemers te waarborgen.
Op grond van artikel 15 van de AVG heeft iedere betrokkene het recht op inzage in zijn of haar persoonsgegevens. Dit recht geldt ook binnen de arbeidsrelatie. Een werknemer kan aan de werkgever inzage vragen in zijn of haar persoonsgegevens. Als werkgever moet je hier in principe aan voldoen. Dat betekent dat de werknemer recht heeft op inzage in zijn persoonsgegevens en op het ontvangen van een kopie daarvan. Daarnaast moet je als werkgever toelichten met welk doel deze gegevens worden gebruikt en met wie ze eventueel worden gedeeld.
Alleen in uitzonderlijke gevallen mag een inzageverzoek worden afgewezen. Dat kan wanneer het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is of wanneer het verstrekken van de gegevens afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van anderen. Daarnaast voorziet de Uitvoeringswet AVG (artikel 41 UAVG) in een beperking: inzage kan worden geweigerd als dit een risico vormt voor de openbare veiligheid of het voorkomen of opsporen van strafbare feiten. De drempel om een verzoek geheel of gedeeltelijk te weigeren blijft hoog.
In welke vorm een werkgever gegevens met de werknemer moet delen, is steeds afhankelijk van de concrete omstandigheden. Je hoeft als werkgever niet altijd alle opgevraagde stukken en kopieën te verstrekken. Het gaat erom dat de werknemer een begrijpelijk overzicht krijgt, waarmee hij kan controleren of de gegevens correct zijn en rechtmatig worden verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een begrijpelijk verwerkingsoverzicht van alle persoonsgegevens.
Wat valt niet onder het inzagerecht?
Niet alle documenten hoeven met de werknemer gedeeld te worden. Uit een uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland (ECLI:NL:RBMNE:2021:1354) volgt dat interne notities die persoonlijke gedachten van collega’s of leidinggevenden bevatten, niet onder het inzagerecht vallen, zolang ze uitsluitend zijn bedoeld voor intern overleg en beraad. Denk daarbij aan interne e-mails naar aanleiding van een mogelijk ontslag. Ook juridische analyses naar aanleiding van persoonsgegevens kunnen als zodanig niet worden gekwalificeerd als persoonsgegevens.
Dit is anders zodra zulke stukken onderdeel uitmaken van het personeelsdossier van de werknemer. Het personeelsdossier bevat het geheel aan documenten dat de werkgever over een werknemer bijhoudt. Denk aan de arbeidsovereenkomst, functionerings- of beoordelingsverslagen of stukken over verzuim. Zodra documenten in het personeelsdossier zijn opgenomen, vallen ze onder het inzagerecht. De werkgever moet deze gegevens dan opnemen in een overzicht of, als dat niet mogelijk is, een kopie verstrekken.
Daarnaast mag je bij het verstrekken van gegevens geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen. Dit is neergelegd in artikel 15 lid 4 van de AVG. Een werkgever moet rekening houden met de privacyrechten van andere werknemers en derden. Het delen van persoonsgegevens van collega’s of derden aan de werknemer is in beginsel niet toegestaan. Een werkgever kan wel een geanonimiseerde versie sturen zodat er geen schade aan de belangen van derden wordt veroorzaakt (ECLI:NL:RBAMS:2024:1219).
Voorbeelden in de praktijk
In de praktijk gaat het bijvoorbeeld om officiële functioneringsverslagen of -gesprekken, die deel uitmaken van het personeelsdossier. De persoonsgegevens die hierin zijn opgenomen moeten aan de werknemer worden verstrekt. Vaak volstaat het om een verwerkingsoverzicht te geven van de persoonsgegevens, met een samenvatting van hetgeen in ieder document is te vinden. Ook klachten van een werknemer zijn een praktisch voorbeeld. Deze bevatten vaak persoonsgegevens van de werknemer zelf, maar soms ook van derden. De documenten die specifiek betrekking hebben op de werknemer vallen onder het inzagerecht en moeten dus in een overzicht worden verstrekt. Informatie die vertrouwelijk is of persoonsgegevens van anderen betreft, mag daarentegen gedeeltelijk worden geweigerd of geanonimiseerd.
Afsluitend
Het is belangrijk om als werkgever zorgvuldig om te gaan met inzageverzoeken van werknemers. In de praktijk merken wij dat hier vaak vragen of discussies over ontstaan. Aarzel daarom niet om contact met ons op te nemen. Wij denken graag met u mee over hoe u een inzageverzoek correct kunt afhandelen.