Een volledig digitale algemene vergadering? Het kan binnenkort!
Geen onnodige reistijd, files en vergaderzalen meer: het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen beoogt de wettelijke basis te leggen voor het houden van volledig digitale algemene vergaderingen. Tot op heden schrijft het Burgerlijk Wetboek (“BW”) in veel gevallen nog een fysieke bijeenkomst voor of biedt het slechts de mogelijkheid voor hybride deelname via elektronische middelen. Met het wetsvoorstel wordt die positie geactualiseerd zodat volledig digitaal vergaderen mogelijk wordt, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
De huidige situatie: fysiek en hybride
Onder privaatrechtelijke rechtspersonen worden in ieder geval verstaan naamloze vennootschappen (NV’s), besloten vennootschappen (BV’s), verenigingen, verenigingen van eigenaars (VvE’s), coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. In de huidige wettelijke situatie geldt als uitgangspunt dat de algemene vergadering van privaatrechtelijke rechtspersonen fysiek wordt gehouden, op een in de statuten aangewezen plaats. Het BW biedt al enige tijd ruimte voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Zo bepalen artikel 2:117a BW (NV), 2:227a BW (BV), 2:38 lid 6/7 (vereniging) en vergelijkbare bepalingen voor andere rechtspersonen dat statuten kunnen toestaan dat vergadergerechtigden door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering kunnen deelnemen, het woord kunnen voeren en hun stemrecht kunnen uitoefenen. Als vereisten gelden dat de digitaal aanwezige: (i) kan worden geïdentificeerd, (ii) rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en (iii) het stemrecht kan uitoefenen. De wet maakt hiermee hybride vergaderen mogelijk, maar staat een volledig digitale algemene vergadering thans nog niet structureel toe.
De Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen
Het doel van het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen is het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen te faciliteren. Het voorstel valt uiteen in drie pijlers:
1. Een wettelijke basis voor de volledig digitale algemene vergadering
Het wetsvoorstel voorziet in de mogelijkheid voor privaatrechtelijke rechtspersonen om een volledig digitale algemene vergadering te houden. De hiervoor vereiste bepalingen zijn zoveel mogelijk ingebed in de bestaande bepalingen over hybride vergaderen (zoals hierboven genoemd). Het is voor rechtspersonen niet verplicht om digitaal te vergaderen; de bepalingen hebben een facultatief karakter. Een rechtspersoon kan kiezen om de algemene vergadering fysiek, hybride of volledig digitaal vorm te geven.
Wil de rechtspersoon volledig digitaal vergaderen? Dan moet duidelijk zijn dat hier voldoende draagvlak voor is onder de leden en aandeelhouders. Er is daarom een statutaire grondslag vereist. De rechtspersoon bepaalt zelf de inhoud van de statutaire bepaling(en). Daarin kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat het bestuur beslist of (en zo ja, onder welke voorwaarden) de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt, of daarvoor een machtiging van de algemene vergadering nodig is, dan wel dat de mogelijkheid van volledig digitaal vergaderen voor bepaalde besluiten wordt uitgesloten. Voor de statutenwijziging is geen gekwalificeerde meerderheid of unanimiteit voorgeschreven. Indien de mogelijkheid van een volledig digitale vergadering eenmaal geldig is opgenomen in de statuten, dan zal ook een nieuw lid of aandeelhouder daaraan gebonden zijn. Door toe te treden tot de vereniging of vennootschap wordt hij immers geacht in te stemmen met de statuten.
Bij de vereniging en VVE is geen statutaire grondslag vereist. Om wel te zorgen voor voldoende draagvlak onder de leden, wordt in plaats daarvan geregeld dat de algemene ledenvergadering een machtiging kan verlenen aan het bestuur van de vereniging om een hybride of volledig digitale vergadering te houden.
2. Nadere voorwaarden aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen
Als uitgangspunt wordt genomen dat de digitale algemene vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling is van de fysieke vergadering. Dit betekent dat volwaardige participatie en interactie mogelijk moeten zijn. De leden en aandeelhouders moeten de vergadering rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid én met beeld en geluid aan de beraadslaging kunnen deelnemen. Daarmee wordt beoogd te verzekeren dat de leden en aandeelhouders óók in een digitale vergadering vragen kunnen stellen aan de bestuursleden of hen kunnen aanspreken op het gevoerde en te voeren beleid.
Het moet mogelijk zijn om het lid of de aandeelhouder die digitaal deelneemt aan de vergadering via het elektronisch communicatiemiddel te identificeren. De vormgeving van de wijze van identificeren en de beoordeling van eventueel te nemen beveiligingsmaatregelen, staan ter invulling van de rechtspersoon. Voort is een vereiste dat leden en aandeelhouders “live” kunnen stemmen. Verdere invulling van het stemproces is wederom overgelaten aan de rechtspersoon zelf. Met deze wijzigingen zijn de regels voor hybride en digitaal vergaderen gelijkgetrokken.
3. Aanpassing van de regels voor oproeping
De regels voor digitale oproeping voor een vergadering worden eveneens gemoderniseerd en vereenvoudigd. Naar huidig recht is het uitgangspunt dat oproeping per oproepingsbrieven geschiedt. Het is nu mogelijk om langs elektronische weg op te roepen, mits door de vergadergerechtigde is ingestemd met deze wijze van oproeping. Dit instemmingsvereist wordt in het wetsvoorstel geschrapt. Digitale oproeping kan altijd, tenzij de statuten anders bepalen.
Specifiek voor de (niet-beursgenoteerde) NV geldt dat niet langer nodig is om via een landelijk dagblad op te roepen en dit nu ook kan door middel van een elektronisch bericht, bijvoorbeeld op de website van de NV.
Verder moet bij de oproeping informatie worden opgenomen over de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Belangrijke informatie om te vermelden is bijvoorbeeld via welke applicatie of website men kan deelnemen en op welke wijze men kan stemmen.
Inspanningen voor de rechtspersoon
Onderdeel van volwaardige digitale participatie van leden en aandeelhouders is dat degene die de digitale vergadering bijeenroept zekere inspanningen dient te verrichten als hem bekend is dat er leden dan wel aandeelhouders zijn die niet of in mindere mate beschikken over digitale vaardigheden of faciliteiten. Bijvoorbeeld het verstrekken van duidelijke instructies of verdergaande hulp te verlenen. Een dergelijke inspanningsverplichting vloeit voort uit de jegens elkander in acht te nemen redelijkheid en billijkheid (artikel 2:8 BW).
De rechtspersoon die een volledige digitale vergadering houdt of digitale deelname aan de vergadering mogelijk maakt, zal tevens alle maatregelen moeten treffen die redelijkerwijs gevergd kunnen worden om te voorkomen dat communicatieverbindingen tijdens de vergadering haperen of wegvallen. Een rechtspersoon kan bijvoorbeeld in een reglement richtlijnen opnemen omtrent de wijze waarop het technisch-ordelijk verloop van de vergadering moet worden gemonitord en hoe gehandeld moet worden als zich tijdens de vergadering technische problemen of calamiteiten voordoen.
Overgangsrecht en inwerkingtreding
Op 16 december 2025 is het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen door de tweede kamer aangenomen. Het wetsvoorstel ligt nu ter behandeling bij de eerste kamer. De wet is dus nog niet van kracht en het moment van inwerkingtreding moet nog bepaald worden. Hiervoor zal worden aangehaakt bij een vast verandermoment, te weten 1 juli dan wel 1 januari, afhankelijk van de vaart van de verdere wetgevingsprocedure.
Om rechtspersonen de mogelijkheid te geven hun statuten aan te passen, blijft het een jaar na inwerkingtreding van de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen mogelijk om overeenkomstig de huidige regels te vergaderen. Verder bepaalt de memorie van toelichting dat verwijzingen naar wettelijke bepalingen in de statuten gelden als verwijzingen naar de nieuwe bepalingen. De statuten worden daarmee ruimer geïnterpreteerd gedurende de overgangsperiode, zo lang de gang naar de notaris voor een statutenwijziging nog niet is gemaakt.
Afsluiting
Heeft u vragen over dit onderwerp? Neemt u dan gerust contact met ons op. Wij zijn u graag van dienst.