Wieringa AdvocatenWieringa Advocaten • Postbus 10100 1001 EC Amsterdam • IJdok 17 1013 MM Amsterdam • +31 (0)20 624 6811 • Wieringa@wieringa.nl
 
Vastgoed

De VvE-vergadering onder de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid

Een globaal overzicht van de mogelijkheden

Het vergaderseizoen voor de Verenigingen van Eigenaars (hierna: VvE’s) staat voor de deur. De ingevoerde Coronamaatregelen maken fysiek vergaderen behoorlijk lastig. Mede daarom hebben minister Dekker van Rechtsbescherming en minister Grapperhaus van Justitie en Veiligheid in de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid tijdelijke voorzieningen opgenomen die nodig zijn om een functionerende samenleving zo veel mogelijk te stimuleren. Zo maakt de wet het op verschillende terreinen mogelijk om daar waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk te kunnen volstaan met communicatie door middel van elektronische middelen. Een overzicht van de voorzieningen in het civiele recht treft u in dit blog.

De wet bevat ook tijdelijke maatregelen ten behoeve van de vergaderingen en verslaglegging van rechtspersonen en VvE’s. In dit blog wordt ingegaan op de tijdelijke regeling ten aanzien van VvE’s. Voor VvE’s kunnen in de huidige situatie, waarin fysieke vergaderingen vaak niet mogelijk zullen zijn, onder meer knelpunten ontstaan op het gebied van besluiten over onderhoud, het vaststellen van de jaarrekening en het vaststellen van de bijdrage aan het reservefonds. Dit zijn namelijk onderwerpen die normaal op de agenda voor een jaarlijkse VvE-vergadering staan.

De regelgeving van titel 9 van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat het bestuur van een VvE tijdens een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een verslag uit moet brengen over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Voor de meeste VvE’s geldt dat het boekjaar gelijk met het kalenderjaar loopt en dat de vergadering dus in beginsel voor 1 juli moet worden gehouden. De Algemene vergadering heeft de mogelijkheid om deze termijn met ten hoogste zes maanden te verlengen. Die bevoegdheid komt met de tijdelijke wet ook toe aan het bestuur, zodat een fysieke vergadering niet nodig is om een verlengingsbesluit te nemen. In dat geval geldt wel dat de algemene vergadering vervolgens geen bevoegdheid meer heeft tot verlenging.

Het houden van een fysieke algemene vergadering is lastig vanwege de Coronamaatregelen en de regelgeving van titel 9 van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek biedt geen expliciete mogelijkheden om elektronisch te vergaderen en te stemmen. In de tijdelijke wet is geregeld dat het bestuur of de voorzitter kan bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, onder de voorwaarde dat de algemene vergadering langs elektronische weg voor leden te volgen is. Hiervoor kan volgens de Memorie van Toelichting gebruik worden gemaakt van een audiostream, een AV-stream, een (groeps-)telefoongesprek of beeldbellen. De tweede voorwaarde is dat de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid dienen te zijn gesteld om schriftelijk en elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Dit helpt volgens de Memorie van Toelichting bij het structureren van een vergadering op afstand. Deze vragen dienen uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, te worden beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor leden. Daarnaast dient het bestuur zich ervoor in te spannen dat tijdens de vergadering langs elektronische weg nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment niet van het bestuur kan worden gevergd. Afwijking van deze voorschriften hebben geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden. Uit de tijdelijke wet lijkt dus te volgen dat indien vragen zijn gesteld over een bepaald onderwerp die niet zijn beantwoord, dit niet automatisch leidt tot een ongeldig besluit.

Ook kan het bestuur of de voorzitter bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Vereist is dan wel dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergaderingen en het stemrecht kan uitoefenen. Daarnaast kan het bestuur of de voorzitter bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.

Op 21 april jongsleden heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel aangenomen. De wet zal naar verwachting deze week nog in werking treden. Zodra de wet in werking is getreden werkt deze terug ten dele terug tot 16 maart 2020. De wet vervalt op 1 september 2020. Bij koninklijk besluit kan deze termijn elke keer met ten hoogste twee maanden worden verlengd.

De tijdelijke wet geeft het bestuur van de VvE en de voorzitter van de vergadering van de VvE dus mogelijkheden de vergadering digitaal te houden. In een vervolgblog gaan we in op de praktische uitvoering van het digitaal vergaderen en op de mogelijkheden tot het uitstellen van de fysieke vergadering.

Deel dit artikel via     
Twitter     Twitter     E-mail     

Marjoleins recente berichten

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief

 

waarnaar bent u op zoek?

pagina's waarop minstens één van de zoektermen voorkomt
pagina's waarop alle zoektermen voorkomen
pagina's waarop de exacte tekst voorkomt

in de hele website
alleen in de blog
in de website met uitzondering van de blog

Wieringa Advocaten