Wieringa AdvocatenWieringa Advocaten • Postbus 10100 1001 EC Amsterdam • IJdok 17 1013 MM Amsterdam • +31 (0)20 624 6811 • Wieringa@wieringa.nl
 
Vennootschapsrecht en andere samenwerkingsvormen
Maurits Richert, 16/04/2009

Over de - ruime - administratieplicht van het bestuur

Oude dossiers die in een verloren ruimte staan van het bedrijf, stoffige hangmappen met facturen waarin jaren geleden voor het laatst is gekeken, dozen met boekhouding die al een tijd niet meer zijn geopend. Wellicht een bekend beeld voor de ondernemer. In principe moet de administratie gedurende zeven jaar worden bewaard. Kunnen deze oude dossiers en stukken echter niet worden weggegooid als de daarin opgenomen gegevens zijn weergegeven in het grootboek en de balans?

Volgens de wet heeft het bestuur ten aanzien van de vennootschap waarvan het het bestuur vormt, een administratieplicht. Deze komt er kort gezegd op neer dat het bestuur verantwoordelijk is dat er een administratie is van de vennootschap, dat deze wordt bijgehouden en dat deze wordt bewaard, zodat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de vennootschap kunnen worden gekend.

Voldoet het bestuur niet aan deze verplichting en volgt er een faillissement, dan heeft het zijn taak onbehoorlijk vervuld en wordt vermoed dat het niet voldoen aan deze verplichting een belangrijke oorzaak is van het faillissement. De bestuurders lopen dan het gevaar dat zij hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het gehele tekort in het faillissement. Reden om de administratieplicht niet te verzaken!

Wat onder administratie valt die moet worden bewaard, is niet altijd even duidelijk. Toen de wetgever de wetsartikelen daarover in 1994 aangepaste, werd ter beantwoording van deze vraag volstaan met een verwijzing naar een eerdere aanpassing in de belastingwetgeving. Volgens de toelichting bij die belastingwetgeving moet administratie heel ruim worden verstaan. Daaronder zouden niet alleen de boeken en bescheiden vallen waarin de financiële rechten en verplichtingen worden weergegeven (zoals het grootboek en de balans), maar ook alle achterliggende gegevens (zoals primaire aantekening omtrent inkoop, contracten, notulen, correspondentie, cliëntendossiers, enzovoorts). Volgens de wetgever moet immers de fiscus de financiële administratie kunnen controleren.

Jurisprudentie over dit onderwerp is betrekkelijk schaars. Daaruit komt het beeld naar voren dat bij het bepalen van de omvang van de administratieplicht rekening moet worden gehouden met de aard en de omvang van de desbetreffende onderneming. De Hoge Raad heeft echter niet weersproken dat ook de achterliggende stukken moeten worden bewaard. Zolang dit niet in de rechtspraak is uitgekristalliseerd, lijkt het verstandig om uit te gaan van het ruime begrip van administratie - dat ook achterliggende stukken omvat.

Tot slot, de wetgever heeft besturen die administratie weg willen doen, bijvoorbeeld omdat deze zoveel ruimte inneemt, geprobeerd tegemoet te komen. Het is niet nodig om altijd de originele gegevens te bewaren. Deze kunnen ook op een andere informatiedrager worden bewaard (bijvoorbeeld gescand op een CD). Voorwaarde is echter dat adequate raadpleging mogelijk blijft.

Deel dit artikel via     
Twitter     Twitter     E-mail     

Maurits Richert is niet meer werkzaam bij Wieringa Advocaten. Indien u een vraag heeft naar aanleiding van dit artikel kunt u zich wenden tot één van de advocaten binnen het praktijkgebied Vennootschapsrecht en andere samenwerkingsvormen

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief

 

waarnaar bent u op zoek?

pagina's waarop minstens één van de zoektermen voorkomt
pagina's waarop alle zoektermen voorkomen
pagina's waarop de exacte tekst voorkomt

in de hele website
alleen in de blog
in de website met uitzondering van de blog

Wieringa Advocaten