Verkorting deponeringstermijn jaarrekening vanaf boekjaar 2016

Alle vennootschappen in Nederland moeten een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel – voor het boekjaar 2014 moet dat uiterlijk 31 januari a.s. gebeuren. Op 1 november 2015 is de Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening in werking getreden. Met deze wet wordt de deponeringstermijn voor publicatie van de jaarstukken verkort. Deze wijziging geldt voor boekjaren die op of na 1 januari 2016 aanvangen. Voor de boekjaren 2014 en 2015 gelden dus nog de ‘oude' regels.

Ik beperk me in deze blog tot de deponeringsplicht voor besloten vennootschappen. Volgens het oude regime moest het bestuur de jaarrekening binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar opmaken. De algemene vergadering (van aandeelhouders) kon het bestuur hiervoor uitstel verlenen van maximaal zes maanden. De algemene vergadering stelde vervolgens de jaarrekening vast. Binnen acht dagen na vaststelling moest de jaarrekening worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De algemene vergadering heeft voor het vaststellen en deponering maximaal twee maanden de tijd. De jaarrekening moest dus dertien maanden na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd. Ter illustratie: bij een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar, moet de jaarrekening van 2014 dus uiterlijk op 31 januari 2016 zijn gedeponeerd.

Maar let op: als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, geldt de ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders tevens als vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering (mits er wordt voldaan aan enkele andere vereisten). Dit heeft tot gevolg dat de termijn voor deponering van de jaarrekening strikt genomen wordt verkort tot elf maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar. Als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, moest de jaarrekening van 2014 dus uiterlijk op 8 december 2015 worden gedeponeerd.

Door de Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening is de uitsteltermijn voor het opmaken van de jaarrekening verkort. Per 1 januari 2016 gelden voor boekjaren die op of na die dag aanvangen daarom de volgende termijnen. Het bestuur moet nog steeds binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening opmaken. De algemene vergadering kan het bestuur hiervoor uitstel verlenen van maximaal vijf maanden. De algemene vergadering moet binnen twee maanden de jaarrekening vaststellen en deponeren bij de Kamer van Koophandel.

De jaarrekening moet dus vanaf boekjaar 2016 binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd. Ter illustratie: bij een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar, moet de jaarrekening van 2016 dus uiterlijk op 31 december 2017 worden gedeponeerd. Als alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, geldt nog steeds dat de ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders geldt als vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering. In dat geval moet de jaarrekening dus binnen tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd. De jaarrekening van 2016 moet dan op of voor 8 november 2017 worden gedeponeerd.

Een samenvatting van de nieuwe termijnen vanaf boekjaar 2016:

Denkt u eraan de jaarrekening tijdig te deponeren? Het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening kan namelijk grote gevolgen hebben. Het is niet alleen een economisch delict, maar het kan ook lijden tot bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement.

In veel statuten staan nog de termijnen van het oude regime genoemd. Let u erop dat deze termijnen vanaf boekjaar 2016 niet langer van toepassing zijn. Een goede reden om uw statuten nog eens te laten nakijken en te actualiseren!

Vivian Dank is niet meer werkzaam bij Wieringa Advocaten. Indien u een vraag heeft naar aanleiding van deze blog dan kunt u zich wenden tot onderstaande contactpersoon van het praktijkgebied handel- en ondernemingsrecht.

Vragen?